随着互联网计算机网络技术和条形码技术的快速发展，通过RFID技术，能使数字档案馆建设与档案实体的科学管理更好的结合在一起，实现科学高效，现代化管理。RFID技术作为一种新兴的识别、物资追踪、生产自动化控制、仓储管理、铁路车辆和货运集装箱识别等。随着rfid设备及技术越来越成熟，使得将RFID技术在档案管理中发挥的淋漓尽致。

基于RFID智能档案管理系统，主要由中心数据库和终端管理器2部分组成，系统的数据存取中心与信息输入输出终端管理设备。终端管理器由集成RFID功能的RFID标签、RFID通道门、RFID手持终端、RFID发卡器等设备进行相互配合，是数据库获取信息与输出信息的重要端口部分。RFID读写器设备的作用是将数据库中的信息写入电子标签，或将将标签中的信息导入数据库;RFID手持终端是管理员进行现场信息的一个采集与通讯的手持终端设备，管理员通过手持机采集到的数据导入到中心数据库，进而为档案管理信息系统各功能的使用提供数据支持。发卡器作用是完成发放设置馆员权限卡功能。

如何进行科学管理，主要体现在人员管理和物品管理2方面。下面详细介绍这两方面的介绍。1)人员管理： 对于档案馆内的工作人员以及外来人员发放一张RFID门禁卡，作为出入档案室的唯一身份标识，RFID门禁卡采用内嵌RFID标签的卡片，可在其中的RFID标签的存储多次读取管理员以及外来人员的基本信息，用于身份辨识与查阅权限操作等。

2)物品管理：每个档案袋和档案盒上都黏贴一张超高频RFID标签，每张标签作为档案盒的唯一身份标识。由于标签数量大，使用相关的RFID标签打印机能够进行大批量改写，操作快，方便统一改写。

在库房档案盘点时，档案馆内工作人员使用相关的超高频RFID读写设备进行库内盘点。达到速度快、准确率高等效果。大大提升了工作效率。